12 juli

Koppelen van software. Hoe werkt dat?

In deze blog gaan we wat dieper in op het koppelen van software, hoe het werkt en waar je bij software koppelingen op moet letten om het maximale uit jouw software te halen.

Welke onderdelen heb je nodig om software te koppelen?

De moderne softwarepakketten zijn voorzien van zogenaamde API's. (Application Programming Interfaces) en webhooks.

Een API is een softwarecode, waarmee op een veilige manier toegang verkregen kan worden tot de gegevens in een specifieke database en haar tabellen van een softwarepakket. Ook wel een API endpoint genoemd. 

Elke tabel heeft vaak zijn API endpoint en elke endpoint heeft een eigen unieke internet locatie. De informatie over deze API endpoints zijn te vinden in de API documentatie van betreffende software leverancier en vaak ook te vinden op de website van de leverancier.

Om toegang te krijgen tot de API endpoint heb je een zogenaamde API key (beveiligingscode) nodig, die de gebruiker van de software kan uitgeven aan derden als hij daar rechten toe heeft. 

💡 Tip 1: Kijk bijvoorbeeld eens in de API documentatie van Exact Online om een idee te krijgen hoeveel verschillende endpoints er zijn en welke informatie je kan ophalen en welke instructies je kan versturen naar een endpoint. 

Een webhook is een ander type API. Ook wel een reverse API genoemd. Een webhook verstuurt een digitaal bericht naar een ingesteld internetadres, op basis van een wijziging in de gegevenstabellen van de software.

De API technologie is een reeds bewezen technologie die al jaren wordt toegepast. Windows98 maakte meer dan 20 jaar geleden al gebruik van de win32api. Deze technologie is in al die jaren doorontwikkeld en alle moderne software van deze tijd maken gebruik van API's.

Wat is een software koppeling?

Een softwarekoppeling is een softwarecode die de communicatie verzorgd tussen twee verschillende softwarepakketten om gegevens uit te wisselen. Beter gezegd is het een software code die digitale instructies verstuurd naar de API endpoints van twee verschillende softwarepakketten.

Tevens kan een softwarekoppeling met het versturen van de instructies ook gegevens meesturen, maar kan ook naar aanleiding van de verstuurde instructies gegevens ontvangen. Daarnaast kan de softwarekoppeling digitale berichten ontvangen van webhooks, die de triggers vormen om een instructies te versturen.

Onderstaand de meest voorkomende instructies:

API instructie Betekenis
GET Haal gegevens op
POST Voer gegevens in
PUT Wijzig gegevens 
DELETE Verwijder gegevens
 

💡 Tip 2: Let bij de aanschaf van een softwarepakket op de API mogelijkheden die worden geboden. Dit bepaalt hoe effectief en efficiënt jouw bedrijfsprocessen georganiseerd kunnen worden.

Hoe werkt een softwarekoppeling?

Hoe een softwarekoppeling werkt leggen uit aan de hand van wat voorbeelden:

Standaard koppelingen werken over het algemeen op basis van data-synchronisatie, waarbij 1 keer per tijdseenheid de gegevens tussen software pakketten worden gesynchroniseerd, zodat de gegevens identiek zijn in beide softwaresystemen. 

In 70% van de gevallen voldoet een standaard koppeling niet aan de eisen van klanten en willen ze meer dan alleen maar datasynchronisatie. 

💡 Tip 3: Bepaal voordat je een software koppeling aanschaft of laat ontwikkelen, wat je precies op de korte en lange termijn wilt bereiken met de koppeling en laat je adviseren als je zelf de kennis niet hebt.

In deze blog leggen we uit hoe slimmere software koppelingen werken:

Voorbeeld 1

Stel : Je gebruikt bijvoorbeeld Zoho CRM voor het beheren van al jouw klanten en productgegevens en je verstuurt ook de facturen vanuit deze software. Daarnaast gebruik je Exact Online als boekhoudsoftware.

In Zoho CRM wordt een workflow ingericht die een webhook triggert als er een nieuwe klant wordt aangemaakt. Dit zelfde wordt gedaan voor artikelen en facturen. 

Als er een nieuwe klant wordt aangemaakt in Zoho CRM, dan wordt er door de webhook een digitaal bericht verstuurd naar het unieke internet adres van de softwarekoppeling. Dit unieke internet adres wordt bij het inrichten van de workflow ingesteld in Zoho. 

De softwarekoppeling ontvangt het digitale bericht en bijbehorende data over de nieuwe klant en verstuurt een digitale instructie naar de API endpoint voor accounts ( klanten ) van Exact Online. Dit is dan voor een nieuwe klant een POST instructie, waarna de klantgegevens worden ingevoerd in Exact Online. 

Als de klant al bestond in Zoho CRM dan wordt er in plaats van een POST instructie een PUT instructie verzonden naar Exact Online en worden de klantgegevens bijgewerkt. 

Op deze manier wordt Exact Online realtime bijgewerkt en wanneer je een nieuwe klant aanmaakt in Zoho, staat een paar seconden later deze klantgegevens ook in Exact Online.

Voorbeeld 2

Stel je gebruikt Zoho CRM voor het aanmaken en versturen van facturen en je gebruikt Exact Online als boekhoudsoftware. Dan wil je niet dat er nog eens facturen worden aangemaakt in Exact Online. Daar wil je dat alleen de verkoopboekingen worden aangemaakt, gekoppeld aan de juiste klant en dat de juiste grootboeknummers en BTW codes worden gehanteerd.

In Zoho CRM wordt een workflow ingericht die een webhook triggert als er een nieuwe factuur wordt verstuurd. 

Als er een nieuwe factuur wordt verstuurd in Zoho CRM, dan wordt er door de webhook een digitaal bericht verstuurd naar het unieke internet adres van de softwarekoppeling. Dit unieke internet adres wordt bij het inrichten van de workflow ingesteld in Zoho. 

De softwarekoppeling ontvangt het digitale bericht en bijbehorende data over de verstuurde factuur en verstuurt digitale instructies naar de API endpoints voor Salesentry en SalesEntryLines van Exact Online. Hiernaar worden POST instructies verstuurd om de verkoopboeking op basis van de factuurgegevens uit Zoho aan te maken. 

Als de klant heeft betaald en de bankbetalingen zijn ingelezen en afgeletterd, dan kunnen met de softwarekoppeling ook weer alle openstaande factuur in Zoho worden geupdated, zodat je kan zien of een klant zijn factuur wel of niet betaald heeft.

Op deze manier kan je heel effectief en efficiënt jouw klanten bedienen. Alle informatie die je nodig hebt staat in je CRM-software. Daarnaast weet je zeker dat je administratie op de achtergrond volledig is bijgewerkt, zonder dat je er naar om hoeft te kijken. 

💡 Tip 4: Let bij het maken van een selectie van software op de beschikbaarheid van zogenaamde webhooks.

Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op.

Ik wil meer informatieZoek jouw koppeling