Rijzen de kosten door de hoge energie- en grondstofprijzen de pan uit? En staan niet alleen je marges maar ook je werknemers onder druk? Dan is het tijd om je bedrijfsprocessen te optimaliseren. Met softwarekoppelingen. Omdat als je efficiënter werkt, je kosten bespaart. De werkdruk op je medewerkers afneemt. En je uiteindelijk zelfs met minder personeel toe kunt. Klinkt dit goed? Lees vooral verder.
In dit artikel leggen we je namelijk uit wat procesoptimalisatie en softwarekoppelingen zijn. En wat ze precies opleveren.
Wat is procesoptimalisatie?
Procesoptimalisatie is het inrichten van je bedrijfsprocessen op zo’n manier dat je bedrijf zo efficiënt mogelijk kan opereren. Je haalt onnodige handelingen uit het proces. En waar mogelijk automatiseer je werkzaamheden. Op deze manier bespaar je tijd, verminder je fouten en voorkom je dubbel werk.
Wat is een softwarekoppeling?
Een softwarekoppeling zorgt ervoor dat verschillende softwareprogramma’s met elkaar kunnen communiceren. Oftewel, met een softwarekoppeling kun je verschillende soorten data transporteren. Dit kan tussen twee of meer totaal verschillende softwareprogramma's.. Met procesverbetering als resultaat.
Bedrijfsprocessen optimaliseren met softwarekoppelingen
Je kent het vast wel, medewerkers die hun dagen vullen met het handmatig invoeren van dezelfde gegevens in bijvoorbeeld je ERP- en CRM-systeem. Omdat deze pakketten volledig los van elkaar opereren. Heb je je al eens afgevraagd of dit anders kan? Jazeker! Met softwarekoppelingen.
Voorkomt onnodige fouten
Naast dat dit tijdverslindend is, begrijp je dat het overtypen van lijstjes ook zeer foutgevoelig is. Een typefout is zo gemaakt. En sommige typefouten kunnen grote financiële gevolgen hebben. Via een API-koppeling stuur je in één keer de juiste data naar al je gekoppelde softwarepakketten.
Voorkomt dubbele invoer
Met een softwarekoppeling tussen verschillende softwarepakketten behoort dubbele gegevensinvoer tot het verleden. Hallo, tijdwinst. De kans op invoerfouten en daarmee het risico op extra kosten zijn direct drastisch minder. En de werkdruk op je huidige personeel gaat omlaag. Dag, faalkosten.
Voorkomt burn-out en bore-out
Een van de belangrijkste voordelen is dat je medewerkers andere werkzaamheden kunnen oppakken. Zo wordt niet alleen hun takenpakket interessanter, maar krijg je het werk af met minder mensen (fte’s).
Daarbij zorgen een lagere werkdruk en boeiender werk voor meer tevredenheid onder je medewerkers. Het ziekteverzuim neemt hierdoor af en het personeelsverloop ook. Bovendien is het goed voor je reputatie als werkgever. En dit vergemakkelijkt het aantrekken van nieuw personeel. Wat ons betreft een win-win-winsituatie. Wat wil je nog meer?
Welke softwarekoppelingen zijn er?
Er zijn verschillende soorten ’ softwarekoppelingen die voor allerlei doeleinden te gebruiken zijn. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:
- Webkoppeling: deze API gebruik je als je toegang wilt tot data of functionaliteit van externe websites op het internet. Denk aan softwarekoppelingen met webshops als WooCommerce en Magento. Of aan koppelingen met marktplaatsen als Bol.com en Amazon. Om zo producten te zoeken en bekijken, orders te beheren en betalingen af te handelen.
- Boekhoudkoppelingen: met een boekhoudkoppeling -krijg je toegang tot financieel relevante gegevens die je in je boekhoudsysteem opslaat. Zo zet je data uit je CRM-pakket als Salesforce of Zoho automatisch over naar je boekhoudpakket van AFAS of Exact Online. Of vanuit je WooCommerce-webshop of Magento naar je boekhoudsoftware. Om bijvoorbeeld automatisch facturen aan te maken.
- ERP-koppeling: deze softwarekoppelingen gebruik je als je toegang wilt krijgen tot (stam)gegevens van je klanten en leveranciers in je ERP-systeem van bijvoorbeeld Exact. Denk hierbij aan het automatisch importeren van NAW-gegevens in je boekhoudsysteem.
- CRM-koppeling: op deze manier krijg je toegang tot klantgegevens die in je CRM-systeem zijn opgeslagen. Je kunt een koppeling maken tussen je CRM- en ERP-systeem. Zodat als je een offerte scoort er automatisch meerdere acties worden uitgevoerd. Zoals het aanmaken van de klantrelatie, het project en een abonnement in je ERP-pakket.
- Voorraadbeheerkoppeling: je gebruikt deze softwarekoppeling voor inkoop en levering. Stel je wilt gegevens over voorraadniveaus, bestellingen en leveringen uitwisselen tussen je voorraadbeheersysteem van bijvoorbeeld AFAS of Exact Online, en je Magento-webshop. Het kan allemaal.
Wat levert een softwarekoppeling concreet op?
Wat het doel van procesoptimalisatie is, verschilt per klant. Dat betekent dat er niet één antwoord te geven is op de vraag hoeveel tijd, geld en fte’s je precies bespaart met het koppelen van je systemen. Bovendien is dit volledig afhankelijk van hoe efficiënt je processen nu zijn ingericht.
Onze werkwijze is zo dat we eerst in kaart brengen wat jouw wensen en eisen zijn. Op basis daarvan bekijken we wat de mogelijkheden en meetbare opbrengsten van je investering zijn. Zodat je een weloverwogen beslissing neemt. En je investering het gewenste resultaat oplevert.
Benieuwd of wij ook jouw softwarepakketten kunnen koppelen? Bekijk het overzicht.
